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Otros servicios de viaje

Viernes, 6 de abril de 2018

¿Sabías que con Amadeus Hotels puedes bloquear las tarifas hasta la fecha de cancelación?

por Cristina del Castillo-Olivares
Experta en otros servicios de viaje
En este post os voy a explicar cómo hacer una reserva “on hold” que te permite bloquear la tarifa y las condiciones hasta la fecha de cancelación que necesites. 

Aquí estoy de nuevo tras las vacaciones de Semana Santa. Espero que las hayáis disfrutado a tope porque este periodo que  llega ahora, entre Semana Santa y verano, es el más duro y a la vez, más estimulante del año para vosotros, los agentes de viaje. Es sin duda el más activo y también en el que más felices hacemos a nuestros clientes. Empiezan las reservas vacacionales y con ellas, tenemos que extremar el orden y el control en nuestras reservas porque un descuido, nos puede costar muy caro en gastos de cancelación.

¿No os ha pasado que una vez enviado un presupuesto de hotel, cuando el cliente contesta aceptándolo, el hotel está ya completo o la habitación no es la misma o la tarifa ha subido de precio?, ¿y que para evitar esto, habéis hecho un bloqueo de reserva al envío del presupuesto y luego el cliente no ha contestado y con todo el lío, se os pasó cancelarlo y al hacerlo el proveedor os cobró unos gastos de cancelación de no-te-menees? Pues si os reconocéis en alguno de estos casos, os voy a enseñar cómo poner una fecha a las reservas de hotel para que si en ese día no habéis recibido noticias del cliente, la reserva se cancele automáticamente. 

En mi opinión, esta funcionalidad nueva que la hemos llamado "reservas on hold" me aporta, sobre todo, tranquilidad. Saber que no tengo que estar pendiente de cancelar todos aquellos presupuestos/reservas que al cliente no le han interesado o que incluso, ni siquiera me ha respondido, me da una tranquilidad que no os imagináis. Saber que Amadeus me va a permitir poner una fecha a estos presupuestos/reservas y que a partir de esa fecha, las reservas se cancelarán automáticamente si no le he dado instrucciones en contra, me parece genial.  

Con esta funcionalidad efectuaremos y dejaremos confirmada nuestra reserva y la pondremos una fecha tope (no digo límite para no confundir la funcionalidad con el TKTL del PNR). A partir de esa fecha tope, la reserva se cancelará automáticamente si no efectuamos ninguna otra opción en contra. 
Antes de seguir me gustaría recordar dos cosas:

1- Esta funcionalidad de reservas on-hold solo puede hacerse con las reservas de los agregadores o bancos de camas (BedsOnline, Albatravel, Value Hotels, etc)
2- Os explicaré cómo funcionan los gastos de cancelación en este tipo de reservas de hotel y cómo Amadeus os informa siempre de ellos en las pantallas de tarifas, en el apartado de "Condiciones de Cancelación".

 

                                                                                      

   

a)  Reservas con gastos muy restrictivos. Son reservas con tarifas que se pagan en el momento de efectuar la reserva y si se cancelan el proveedor no va a devolver el dinero, es decir, son "no-reembolsables". Ejemplo: Reservo el día 2 de abril para un hotel del 27 al 29 de abril. Si cancelo el mismo día 2 de abril y en adelante ya tendré 100% de gastos de cancelación.

b)  
Reservas  con gastos medianamente restrictivos: Aquellas reservas que permiten cierto grado de "espera", puedes hacer la reserva y cancelar sin tener gastos hasta dentro de unos días, unas semanas o tener gastos solo del 50% o menos. Ejemplo: Reservo el día 2 de abril para un hotel del 27 al 29 de abril. Solo tendré gastos cancelando del 25 de abril en adelante (dos días antes de la entrada en el hotel).

c) 
Reservas reembolsables. Son reservas totalmente flexibles, es decir, puedes reservar y cancelar en cualquier momento antes de que el cliente entre en el establecimiento. Ejemplo: Reservo el día 2 de abril para un hotel del 27 al 29 de abril. No tendré gastos de cancelación hasta el día 27 de abril.

La idea es que cada vez que efectúo una reserva de hotel voy a verificar a partir de qué día la reserva entra en gastos de cancelación y voy a hacer que ese día (o el anterior) la reserva se cancele automáticamente si antes yo no la he reconfirmado. Lógicamente las reservas que no son cancelables o que lo son con un 100% de gastos me dejan poca opción ya que es mejor no efectuar reservas de este tipo hasta que tengamos la confirmación del cliente. Pero en aquellas del grupo b) o c), sí que podemos. Así que voy a detallaros el flujo de trabajo y esta vez también voy a dejaros un vídeo para aquellos que ya estáis hartos de leerme :), Pinchad aquí para visualizarlo.

Para los que queréis seguir leyéndome, vamos allá!

Utiliza tu pestaña de Amadeus Hotel Plus para buscar el hotel disponible que mejor se acomode a las necesidades de tu cliente. En nuestro ejemplo, voy a reservar una habitación doble en el Hotel Catalonia Square de Barcelona del 27 al 29 de abril. Mi proveedor es Albatravel.

La tarifa que he seleccionado para mi cliente es una que me permite cancelar la reserva hasta una semana antes de la entrada en el hotel (21 de abril). Yo la voy a reservar y voy a ponerle un aviso de que si el día 
4 de abril mi cliente no me ha contestado al presupuesto, la reserva se autocancele.

Entonces la reserva quedará hecha y en firme. No os penséis que por estar "on-hold" hasta una determinada fecha es que no está confirmada o está solo bloqueda, nada de eso. Hasta la fecha en la que le pongáis el "on-hold" la reserva estará totalmente confirmada. En este caso, hasta el 4 de abril y así lo veis en la siguiente captura de pantalla. Veis el localizador del proveedor 2018-156617 y también el localizador del PNR de Amadeus O2YH3W. Desde aquí, la podéis imprimir o la podéis enviar por email a vuestro cliente.

Por si os queda duda, os copio aquí una captura del cómo quedaría el PNR de la reserva y de cómo se ha generado un elemento RM donde os informa de que la reserva de hotel se autocancelará el día 4 de abril a las 18.00 h. Solo la de hotel, os lo aclaro porque si en este PNR también hubiera un vuelo o un coche de alquiler, estos segmentos no se cancelarían.

Por otro lado, os recuerdo que podéis acceder en todo momento a visualizar todas vuestras reservas de hotel y podéis comprobar cuál es el estado de cada una de ellas.

Tan solo tenéis que pasar la mano del ratón por cada una de ellas para editarla haciendo doble clic sobre ella.

Una vez que hayáis editado una reserva, veréis que todas las que hayáis dejado "on-hold" aparecerán con un botón que os permitirán pasarlas al estado "confirmado". Os hago la precisión de que no os creáis que antes no estaban confirmadas con el hotel, lo estaban y siguen estando confirmadas, pero la diferencia es que llegado el día tope que habíais puesto, las reservas no se cancelarán. rán. 

Como veis, en la captura anterior, al pulsar el botón de "Confirmar", el estado de "on-hold" con el mensaje en naranja Reservation Pending Confirmation desaparece y pasa a ser Reserva Confirmada en verde. 

No obstante, en Amadeus estamos en todo. Para que no se cancelen reservas sin avisar, el día anterior al que habéis puesto el día tope (limite del "on-hold"), recibiréis un correo electrónico en la cuenta de email que habéis utilizado para efectuar la reserva. En el cuerpo de ese mensaje, el equipo de Amadeus Hoteles os avisa de que a las 18.00 hrs (GMT) del día siguiente, se procederá a la cancelación. 

Además, veis que en el correo electrónico hay un fichero adjunto en forma de pdf. En ese fichero se os informa de que o confirmáis la reserva (tal y como os he explicado en el paso anterior) o la reserva se cancelará automáticamente.

Y además, si no habéis tomado acción, en el mismo momento de la cancelación se genera un nuevo mensaje de correo electrónico para avisaros.

Y como también podéis observar, volvemos a tener disponible un documento pdf adjunto al correo electrónico 

Lógicamente, el proveedor al recibir una cancelación, te enviará un email con la operación también.

Bueno, y hasta aquí el post de hoy. ¿Qué os parece? ¿lo vais a usar? ¿es interesante, creéis que le falta algo? Hacednos saber cuál es vuestra opinión, como siempre, son tesoros para nosotros.

Ahhh.... dejad que antes de irme muestre cómo queda una de estas reservas que se ha cancelado automáticamente :)

En el listado de reservas:

Y cuando entras en ella:

¡¡¡ Hasta pronto !!!!

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